Så får du ut handlingen
GUIDEN ”Allt är offentligt som inte är hemligt”. Det är en av hörnstenarna i offentlighetsprincipen. Men vilka handlingar kan man begära ut, och hur bär man sig åt?
För att något ska betraktas som allmän handling enligt Tryckfrihetsförordningen ska det vara en handling som är
förvarad hos en myndighet eller hos någon som hör till myndigheten, och antingen är
inkommen till myndigheten, till exempel ett brev som skickats till kommunen, eller
upprättad, det vill säga att den har framställts av myndigheten.
Detta gäller myndigheterna regeringen, domstolarna och förvaltningsmyndigheterna, kommuner och regioner.
En allmän handling behöver inte vara ett papper, utan kan också vara något som kan avlyssnas eller ”på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel.”
Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska myndigheten på begäran lämna ut uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller om det ”hindrar arbetets behöriga gång”.
När någon begär ut en allmän handling är utgångspunkten alltid att handlingen ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt – handlingen ska plockas fram medan du väntar, eller i alla fall samma dag eller nästa. Du har rätt att få en kopia på handlingen. Det är gratis att läsa handlingarna hos myndigheten, men den kan ta betalt för kopior.
Många myndigheter har expeditionstid, men journalister och andra ska ha möjlighet att skaffa information från en myndighet under hela arbetstiden. Du behöver inte besöka myndigheten, utan kan begära ut handlingen via telefon eller e-post.
Vanliga uppgifter du kan begära ut
- Folkbokföringsuppgifter är normalt offentliga. Uppgifterna kan omfattas av sekretess i särskilda fall, exempelvis när det rör sig om känsliga uppgifter. Som känsliga uppgifter räknas bland annat adoption och könskorrigering.
- Beskattningsuppgifter är normalt sekretessbelagda. Det finns beskattningsuppgifter som är offentliga, till exempel beslut om beskattning, uppgifter om fysiska personer ska betala A- eller F-skatt, och moms- och organisationsnummer.
- Domar, beslut och handlingar från domstolar.
- Bokföring hos exempelvis kommuner.
- Förundersökningsprotokoll hos Polisen (efter avslutad förundersökning).
Man kan även begära ut en ”potentiell handling”, det vill säga en handling som inte finns, men som myndigheten med en enkel arbetsinsats kan ta fram, exempelvis en sammanställning av något slag.
Om myndigheten hävdar att handlingen är sekretessbelagd för att skydda en person kan man be att få handlingen avidentifierad – ”maskad”, vilket innebär att namn och personnummer tas bort.
Den som begär ut en allmän handling får inte tillfrågas om sin identitet eller syftet med begäran.
Om en myndighet inte vill lämna ut en handling, begär att få en förklaring om varför och exakt vilken paragraf i sekretesslagen de stödjer sig på. Begär ett skriftligt avslagsbeslut med besvärshänvisning. Då har du möjlighet att överklaga beslutet, men det bästa är att försöka få ut handlingen eller innehållet hos en annan myndighet. Det kan hjälpa att vara trevlig, men formell.
Om man ska överklaga ett beslut görs det vanligtvis till Kammarrätten, men det kan vara bra att rådfråga en jurist för att vara klar över vad processen innebär. Hos medieinstitutet Fojo finns också Offentlighetsjouren där man som journalist kostnadsfritt kan få hjälp med frågor om offentlighet och sekretess.
Man kan bara begära att en myndighet sammanställer en ”potentiell handling” på grundval av elektroniskt material. Man kan inte förmå en myndighet att sammanföra uppgifter från olika pappershandlingar till en ny handling.
”Den som begär ut en allmän handling får inte tillfrågas om sin identitet eller syftet med begäran.” är en sanning med modifikation. En myndighet får ställa frågor om det krävs för att bedöma om handlingen kan lämnas ut eller inte. Exempelvis kommer sjukvården att fråga vem som begär ut en journal.
”Begär ett skriftligt avslagsbeslut med besvärshänvisning.” Det är inte helt ansvarigt att tipsa alla om att alltid begära ett beslut. Ofta är ju tjänstemännens bedömningar fullt rimliga och något beslut krävs inte. Dessutom är ”besvärshänvisning” en förlegad term för överklagandehänvisning.